Poiché in commercio ci sono migliaia di stampanti con funzioni e costi molto diversi, diventa importante capire le proprie esigenze di stampa ancora prima di individuare la stampante più adatta. In particolare, mentre si possono lasciare ai tecnici i parametri funzionali quali il grado di risoluzione massima e la velocità di stampa, non si può evitare di affrontare l’argomento legato all’utilizzo dal quale derivano direttamente i costi di esercizio.

Il Carico di lavoro: espresso in pagine standard al mese, esprime il numero massimo di pagine mensili per il quale la stampante è stata progettata. Se si sovraccarica una piccola stampante concepita per un basso carico, sicuramente la si deteriora in brevissimo tempo fino a rompersi. Al contrario, acquistare una grossa stampante e utilizzarla con volumi di stampa molto inferiori a quelli indicati non rappresenta un buon affare.

Il Costo per copia stampata: che si calcola tenendo conto di tutti gli elementi di costo: il costo di acquisto della stampante (da dividere per il numero di fogli che si ipotizza di stampare nel corso della vita della stampante), il costo degli inchiostri o toner, i costi dei ricambi laddove sono previsti (tamburi, testine), i costi variabili quali elettricità e quanto altro è necessario per stampare un singolo foglio. Oggi, visto il costo delle stampanti che è in alcuni casi molto contenuto, il costo pagina è fortemente influenzato dal costo del consumabile, ovvero della cartuccia.

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